С 1 сентября 2024 года изменятся правила подписания электронных документов для электронного документооборота (ЭДО).
Сертификаты сотрудников юридических лиц, выданные коммерческими удостоверяющими центрами, больше нельзя будет использовать для подписания документов.
Вместо этого вводится новый порядок получения и использования сертификатов вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД). Чтобы быть готовыми к этим изменениям, необходимо изучить требования законодательства и рекомендации по применению МЧД. Также нужно определить, какие электронные документы будут оформляться с использованием МЧД в вашей организации.
Кроме того, следует выбрать способ формирования и проверки МЧД и протестировать работу с ним на практике. Наконец, требуется разработать внутренние регламенты и процедуры, связанные с применением МЧД.
В статье приведены подробные инструкции о том, как подготовиться к новым правилам, а также описаны решения 1С, которые могут помочь в этом процессе.
Сертификаты сотрудников юридических лиц, выданные коммерческими удостоверяющими центрами, больше нельзя будет использовать для подписания документов.
Вместо этого вводится новый порядок получения и использования сертификатов вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД). Чтобы быть готовыми к этим изменениям, необходимо изучить требования законодательства и рекомендации по применению МЧД. Также нужно определить, какие электронные документы будут оформляться с использованием МЧД в вашей организации.
Кроме того, следует выбрать способ формирования и проверки МЧД и протестировать работу с ним на практике. Наконец, требуется разработать внутренние регламенты и процедуры, связанные с применением МЧД.
В статье приведены подробные инструкции о том, как подготовиться к новым правилам, а также описаны решения 1С, которые могут помочь в этом процессе.
Что изменится
Раньше в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и руководители, и сотрудники организаций получали сертификаты электронной подписи (ЭП) для электронного документооборота (ЭДО) в коммерческих удостоверяющих центрах (УЦ). С помощью ЭП, которая содержит ИНН юридического лица и данные физического лица, они подписывали документы от имени организации.
Теперь ситуация изменилась: ФНС России выдаёт сертификат руководителю организации, а коммерческие центры — сотрудникам, но только как физическим лицам. Чтобы сотрудник организации мог подписывать электронные документы от имени юрлица или ИП в ЭДО, ему потребуется МЧД, подписанная руководителем. За выпуск доверенности большинство операторов ЭДО берёт плату. В системе 1С-ЭДО МЧД можно выпустить без дополнительной оплаты.
Изначально планировалось, что новая схема начнёт действовать в 2023 году. Однако чтобы изменения не стали слишком резкими и болезненными для бизнеса, регулирующие органы решили отложить старт применения новых сертификатов до 1 сентября 2024 года.
С этой даты подписывать документы от имени юридического лица можно будет только с использованием сертификата:
При этом организациям необязательно переходить на использование сертификатов физлиц с МЧД — если все документы может подписывать только руководство организации, то это требование на неё не распространяется.
Теперь ситуация изменилась: ФНС России выдаёт сертификат руководителю организации, а коммерческие центры — сотрудникам, но только как физическим лицам. Чтобы сотрудник организации мог подписывать электронные документы от имени юрлица или ИП в ЭДО, ему потребуется МЧД, подписанная руководителем. За выпуск доверенности большинство операторов ЭДО берёт плату. В системе 1С-ЭДО МЧД можно выпустить без дополнительной оплаты.
Изначально планировалось, что новая схема начнёт действовать в 2023 году. Однако чтобы изменения не стали слишком резкими и болезненными для бизнеса, регулирующие органы решили отложить старт применения новых сертификатов до 1 сентября 2024 года.
С этой даты подписывать документы от имени юридического лица можно будет только с использованием сертификата:
- руководителя;
- физического лица при наличии МЧД, подписанной сертификатом руководителя или другого лица в порядке передоверия.
При этом организациям необязательно переходить на использование сертификатов физлиц с МЧД — если все документы может подписывать только руководство организации, то это требование на неё не распространяется.
Как программы 1С помогут подготовиться к 1 сентября
Для работы с сертификатами для ЭДО компания «1С» предлагает следующие инструменты:
После 1 сентября программа 1C будет блокировать устаревшие сертификаты и уведомлять пользователя о том, что сертификат не действует.
- бесплатный отчёт «Сертификаты электронной подписи» для инвентаризации сертификатов сотрудников;
- сервис 1С:Подпись, который позволяет физическим лицам получить сертификаты;
- стандартный функционал в решениях 1C, позволяющий руководителю бесплатно выпустить МЧД прямо в программе 1C.
После 1 сентября программа 1C будет блокировать устаревшие сертификаты и уведомлять пользователя о том, что сертификат не действует.
Отчет «Сертификаты электронной подписи»
Отчёт нужен для того, чтобы до наступления 1 сентября в программе 1С проверить актуальность сертификатов сотрудников для электронного документооборота (ЭДО), спланировать работу по замене и успеть завершить её в срок.
Документ показывает:
Отчёт можно сформировать в современных версиях программ на платформе 1C:Предприятие:
Отчёт «Сертификаты электронной подписи» реализован во всех решениях 1С, где есть библиотека ЭДО, например в отраслевых решениях на базе программы 1C: Бухгалтерия. А вот в 1C:ЗУП его нет, так как программа не поддерживает электронный документооборот.
Документ показывает:
- действующие сертификаты;
- сертификаты с истекающим сроком действия;
- сертификаты сотрудников, выданные коммерческими удостоверяющими центрами, которые требуют замены;
- сертификаты, используемые вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД).
Отчёт можно сформировать в современных версиях программ на платформе 1C:Предприятие:
- «1C:Бухгалтерия 8» начиная с релиза 3.0.156;
- «1C:Управление нашей фирмой 8»;
- «1C:Розница 8» начиная с релиза 3.0.8.109;
- «1C:ERP Управление предприятием» начиная с релизов 2.5.18.47 и 2.5.17.106.
Отчёт «Сертификаты электронной подписи» реализован во всех решениях 1С, где есть библиотека ЭДО, например в отраслевых решениях на базе программы 1C: Бухгалтерия. А вот в 1C:ЗУП его нет, так как программа не поддерживает электронный документооборот.
Сервис 1С:Подпись
Сервис нужен для получения физическими лицами усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) для работы в 1С-ЭДО.
Инструкция по получению УКЭП в 1С:Подпись
Инструкция по получению УКЭП в 1С:Подпись
- В программе 1С перейдите в раздел «Администрирование \ Настройки электронной подписи и шифрования».
- Создайте заявление на выпуск нового квалифицированного сертификата. Для этого заполните данные о владельце сертификата, контактную информацию и реквизиты обслуживающей организации — партнера 1С.
- Распечатайте заявление и подготовьте комплект документов.
- Отправьте заявление и свяжитесь с представителем обслуживающего партнера 1С для передачи документов и личной идентификации. Если у вас есть действующий квалифицированный сертификат, при подаче заявления можно пройти дистанционную идентификацию.
- После идентификации и обработки заявления партнером обновите статус заявления.
- Программа 1С установит сертификат на ваш компьютер.
Выпуск МЧД
В решениях 1С поддерживаются универсальный и специальные форматы МЧД. Пользователи 1С-ЭДО и 1С-Отчетности могут выпускать доверенности любых форматов бесплатно.
Специальные МЧД используются для взаимодействия с государственными информационными системами (ГИС), если оператор ГИС утвердил собственный формат доверенности.
Например, такая МЧД нужна для отправки регламентированной отчетности в ФНС, СФР, Банк России. В остальных случаях для обмена документами с ГИС подходит универсальная МЧД, такая же, как для ЭДО с контрагентами.
Специальные МЧД используются для взаимодействия с государственными информационными системами (ГИС), если оператор ГИС утвердил собственный формат доверенности.
Например, такая МЧД нужна для отправки регламентированной отчетности в ФНС, СФР, Банк России. В остальных случаях для обмена документами с ГИС подходит универсальная МЧД, такая же, как для ЭДО с контрагентами.
Нужна помощь по работе с МЧД или нужно выпустить ЭЦП на физическое лицо?
- 8 (81738) 2-66-75
- +7 (953) 522-13-64 (можно написать в WhatsApp или Telegram).
- или напишите в форме ниже
